Getrennte Kundenbereiche
Jede Verwaltung arbeitet in einem eigenen Datenbereich. Arbeitsbereich und Zugriffsrechte werden serverseitig anhand der Anmeldung geprüft.
Datenschutz & Sicherheit
Vertrauen braucht
nachvollziehbare Regeln.
Mieter- und Bankdaten benötigen klare Zuständigkeiten. Hausfaden unterstützt Sie mit getrennten Kundenbereichen, serverseitigen Zugriffsprüfungen und bewusst freigegebenen Datenverarbeitungen.
Datenschutz in der AnwendungZugang nach Rolle
Ein eigener Bereich
für Ihre Verwaltung.
Private Datenablage
Dokumente werden über berechtigte Zugänge abgerufen.
Kontrollierte Verarbeitung
Bankanbindung, Mandate und KI-Analysen werden bewusst aktiviert und geprüft.
Private Dokumente
Uploads liegen außerhalb der öffentlichen Website. Dokumentdownloads benötigen Anmeldung und eine passende Berechtigung. Im produktiven Portal werden Dateien vor Verarbeitung und Download intern auf Schadsoftware geprüft.
Freigaben nachvollziehen
Buchungen und finanzielle Korrekturen bleiben dokumentiert. Betreiber und produktive Verwaltungszugänge sind durch Passwort und Authenticator-Code geschützt. Wiederherstellungscodes ermöglichen einen kontrollierten Zugang bei Geräteverlust.
Ein Ablauf für Ihre Verwaltung
So wird die Funktion
im Alltag genutzt.
- 01
Verantwortlichkeiten vereinbaren
Die Verwaltung und der SaaS-Betreiber klären ihre Datenschutzrollen, den Auftrag zur Verarbeitung und die eingesetzten Dienstleister.
- 02
Betrieb passend einrichten
Hostingstandort, HTTPS, Auftragsverarbeitungsverträge, Backups, Aufbewahrung und Zugriffsberechtigungen werden für die konkrete Installation eingerichtet.
- 03
Optionale Verarbeitung freigeben
Für Bank- und KI-Dienste werden Datenkategorien und Anbieter transparent erläutert. Lastschriften und KI-Analysen benötigen die vorgesehenen Freigaben.
Konkrete technische Maßnahmen und Betriebsaufgaben
Passwörter und Bankzugänge
Passwörter werden als Hash gespeichert. Provider-Zugangsdaten und Mandats-IBANs werden mit einem separaten Finanzschlüssel verschlüsselt. Der Schlüssel muss sicher und getrennt vom Datenbackup aufbewahrt werden.
Bankdaten und E-Mails
finAPI verarbeitet Daten für die freigegebene Bankanbindung. Ein konfigurierter Mailanbieter versendet geschäftliche Nachrichten und Zahlungserinnerungen. Vereinbarungen, Berechtigungen und Datenschutzhinweise werden im Zielbetrieb geprüft.
Importe und Datenexport
Bestandsdaten werden in privaten Importvorgängen geprüft. Berechtigte Datenexporte enthalten fachliche Daten und verzichten auf Passworthashes und Providerzugangsdaten.
Aufbewahrung und Betroffenenrechte
Zugriff, Berichtigung, Auskunft, Löschung und rechtlich notwendige Aufbewahrung müssen im Betrieb organisiert werden. Abrechnungsbelege können andere Fristen haben als unverbindliche Anfragen.
Ihre Fragen zur Funktion
Vor dem Einstieg
gut informiert.
Ist Hausfaden automatisch DSGVO-konform?
Die Anwendung enthält technische Datenschutzmaßnahmen. Ein DSGVO-konformer Betrieb benötigt zusätzlich passende Verträge, Rechtsgrundlagen, Hosting- und Dienstleisterentscheidungen sowie dokumentierte Verfahren. Eine pauschale Zertifizierung wird nicht behauptet.
Wo werden die Daten gehostet?
Der Standort wird bei der Einrichtung Ihrer Installation vereinbart. Die Anwendung kann auf einer passenden europäischen Infrastruktur mit privater Datenablage betrieben werden.
Werden hochgeladene Dateien immer an KI übertragen?
Die KI-Analyse ist optional. Erst nach Aktivierung und bewusster Auswahl werden Dokumentinhalt und Objektangaben für diese Analyse an OpenAI übermittelt.
Wo stehen die konkreten Datenschutzhinweise?
Die Datenschutzerklärung des Betreibers beschreibt Verantwortliche, Zwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger, Aufbewahrung und Ihre Rechte für die tatsächlich angebotene Installation.
Hausfaden kennenlernen
Sehen Sie den Ablauf
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