Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

E-Mail für Kontakt und Datenschutzanliegen: info@hausfaden.de

Für die Website, eigene Kundenbeziehungen und den Betrieb der Software ist Caner Sahino verantwortlich. Bei Miet-, Objekt- und Bewohnerdaten entscheidet Ihre Hausverwaltung beziehungsweise Ihr Vermieter über Zwecke und Rechtsgrundlagen. In diesem Bereich verarbeitet der Softwareanbieter die Daten grundsätzlich im Auftrag der Verwaltung. Bitte wenden Sie sich mit Anliegen zu Ihrem Mietverhältnis an Ihre Verwaltung; wir unterstützen sie bei der Bearbeitung von Datenschutzanfragen.

2. Website und technische Daten

Beim Aufruf werden die für die Auslieferung notwendigen Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, HTTP-Status, Browserinformationen und eine übermittelte Herkunftsadresse gehören. Server und vorgeschaltete Infrastruktur verwenden diese Daten für die Bereitstellung, Fehlerbehebung und Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein zuverlässiger und sicherer Betrieb.

Die Website verwendet keine Werbe- oder Analyse-Tracker und bindet keine externen Schriftarten, Karten oder Videos ein. Das Anfrageformular liest einfache Kampagnenkennungen aus dem aktuellen Link aus, setzt hierfür aber keine Tracking-Cookies. Es wird kein Nutzerprofil über mehrere Websites hinweg erstellt.

Cookies und Gerätespeicher

Für die Anmeldung im geschützten Portal werden technisch notwendige Sitzungs- und Sicherheits-Cookies verwendet. Sie ermöglichen den ausdrücklich angeforderten Zugang, die Zuordnung der Sitzung und den Schutz vor gefälschten Anfragen. Die Anwendung setzt keine Marketing-Cookies. Für unbedingt erforderliche Speicherung oder Zugriffe gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die zugehörige Verarbeitung personenbezogener Daten beruht je nach Zugang auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO beziehungsweise erfolgt im Auftrag Ihrer Verwaltung.

Sie können Cookies in Ihrem Browser löschen oder blockieren. Ohne die notwendigen Anmelde-Cookies ist eine Nutzung der geschützten Portale nicht möglich. Falls künftig einwilligungspflichtige Dienste hinzukommen, werden sie erst nach entsprechender Einwilligung aktiviert und hier erläutert.

3. Demo- und Angebotsanfragen

Wir verarbeiten Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen beziehungsweise Verwaltung, Einheitenzahl, Anfrageart und gewünschten Tarif. Telefonnummer, Freitext und die Auswahl gewünschter Zusatzleistungen sind freiwillig. Zusätzlich speichern wir Eingangszeitpunkt, Herkunftsseite, gegebenenfalls die Kampagnenkennungen utm_source, utm_medium und utm_campaign, den Preisstand sowie die Version des angezeigten Datenschutzhinweises. Aus Angebotsanfragen bereiten wir intern einen bearbeitbaren Angebotsentwurf vor. Ein verbindliches Angebot wird erst nach persönlicher Prüfung ausgestellt und gesondert versendet.

Die Angaben dienen der Bearbeitung Ihrer Anfrage, der Vorbereitung einer Demo oder eines Angebots und der anschließenden geschäftlichen Kommunikation. Die Anfrage wird zunächst in einer privaten Ablage der Website gespeichert und zur Bearbeitung in das geschützte Betreiber-CRM übernommen. Sie ist für normale Besucher und andere Kunden nicht einsehbar. Der Abgleich kann zeitversetzt erfolgen; das Absenden löst keinen kostenpflichtigen Vertrag aus.

Für vorvertragliche Anfragen der betroffenen Person ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei Kontaktpersonen eines Unternehmens stützen wir die Kommunikation auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Bearbeitung geschäftlicher Anfragen. Die erforderlichen Felder werden zur persönlichen Antwort und passenden Angebotserstellung benötigt. Ohne diese Angaben kann das Formular nicht abgesendet werden. Angaben zu Mietern, Konten oder vertraulichen Beständen gehören nicht in dieses Formular.

Die Zuordnung einfacher Kampagnenkennungen dient der Beurteilung, über welche Angebote Anfragen eingehen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, mit dem berechtigten Interesse, die Nachfrage nach unseren Leistungen zu verstehen. Eine Einwilligung in Werbung wird beim Absenden nicht verlangt oder unterstellt.

4. Kundenverträge und Betreiberportal

Bei einer Beauftragung verarbeiten wir Ansprechpartner, geschäftliche Kontaktdaten, Vertrags- und Einrichtungsangaben, Angebote, Korrespondenz, Zahlungs- und Abrechnungsinformationen. Das geschützte Betreiberportal unterstützt außerdem Wiedervorlagen, Schulungen, Kundenbetreuung und die Verwaltung eigener Einnahmen und Kosten.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für den Vertrag mit der betroffenen Person, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für geschäftliche Kontaktpersonen und die Organisation der Kundenbetreuung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzlich erforderliche Abrechnungs- und Aufbewahrungspflichten. Im erforderlichen Umfang können Steuerberatung, Zahlungsdienstleister oder Behörden Empfänger sein. Ein Zugriff anderer Kunden auf diese Daten ist nicht vorgesehen.

5. Verwaltungs- und Mieterportal

Im Auftrag einer Verwaltung verarbeitet Hausfaden insbesondere Benutzerkonten, Kontaktdaten von Mietern und Eigentümern, Immobilien und Einheiten, Mietverträge, Forderungen und Zahlungen, Nachrichten, Schadensmeldungen, Dokumente und betriebliche Aufgaben. Eingelesene Bestandsdaten können zusätzlich Quellenkennungen und frühere Datensatz-IDs enthalten. Diese dienen der Zuordnung und der Vermeidung von Doppelimporten.

Die jeweilige Verwaltung bestimmt, welche Angaben erforderlich sind, wie sie verwendet werden und welche mietrechtlichen oder gesetzlichen Speicherfristen gelten. Ihre eigenen Datenschutzhinweise ergänzen diese Informationen. Die Bereitstellung der Software erfolgt auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Auch ein Firmenlogo oder eigene Portal-Farben ändern diese Zuständigkeiten nicht.

Passwörter werden als Hash gespeichert. Kundenbereiche werden getrennt verarbeitet; serverseitige Prüfungen beschränken den Zugriff auf berechtigte Personen. Private Dateien werden über geschützte Zugänge bereitgestellt. Aktivitätsprotokolle enthalten Benutzerkennung, Zeitpunkt, Aktion und betroffenen Bereich; Nachrichteninhalte und Passwörter werden nicht als Inhalt dieses Protokolls erfasst.

Kontosicherheit und Passwortwiederherstellung

Produktive Verwaltungszugänge benötigen zusätzlich einen Authenticator-Code. Mieterkonten können diese Zwei-Faktor-Anmeldung ebenfalls einrichten. Der Authenticator-Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert; persönliche Wiederherstellungscodes werden nur als Hash gespeichert und sind einmal verwendbar. Wir verarbeiten außerdem Einrichtungszeitpunkt, verwendete Code-Zeitfenster und Sitzungsstände, um wiederholte Zugriffe zu verhindern.

Passwortwiederherstellungslinks werden ausschließlich an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet. Zum Zurücksetzen ist Zugriff auf den zugesandten Link erforderlich. Die Links sind 30 Minuten gültig; die Datenbank speichert den Token als Hash. Ein neues Passwort widerruft bisherige Sitzungen und Wiederherstellungslinks, lässt eine vorhandene Zwei-Faktor-Anmeldung aber bestehen. Nach Passwort- oder Authenticator-Änderungen wird bei eingerichtetem Maildienst eine Sicherheitsbenachrichtigung an die gespeicherte Kontaktadresse gesendet. Diese Verarbeitung dient dem sicheren Zugang zur vertraglich bereitgestellten Software beziehungsweise erfolgt im Auftrag der Verwaltung.

Hochgeladene Dateien und private Dateidownloads werden im produktiven Portal durch einen intern betriebenen Virenscanner geprüft. Bei nicht verfügbarer Prüfung oder veralteten Signaturen wird die Verarbeitung blockiert. Für diese Prüfung werden Dateien nicht an einen externen Analysedienst übermittelt; die Prüfung ersetzt keine fachliche Kontrolle des Inhalts.

Bankabgleich und Zahlungserinnerungen

Beim Import von Kontoauszügen oder bei einer freigegebenen Bankanbindung werden unter anderem Buchungsdaten, Beträge, Verwendungszwecke und Angaben zu Zahlenden verarbeitet. Sie dienen der Zuordnung zu Mietforderungen und der Erkennung offener Posten. Bei Dateieinlesung erfolgt hierfür keine Übermittlung an eine Bank-API. Ein automatischer Bankzugriff über finAPI wird nur nach gesonderter Einrichtung verwendet.

Lastschriften setzen ein dokumentiertes Mandat und die vorgesehenen Freigaben voraus. Mandatsbelege und Zahlendenangaben werden privat gespeichert; hinterlegte Mandats-IBANs und Provider-Zugangsdaten werden mit einem gesonderten Schlüssel verschlüsselt. Eine automatische Zuordnung kann geprüft und korrigiert werden. E-Mail-Erinnerungen werden nur in den von der Verwaltung eingerichteten Abläufen versendet. Der Abgleich ersetzt keine rechtliche Prüfung einer Forderung oder einer zusätzlichen Gebühr.

Optionale KI-Dokumentenanalyse

Die KI-Analyse ist standardmäßig ausgeschaltet. Wenn sie für den Betrieb freigegeben und beim jeweiligen Vorgang bewusst ausgewählt wird, übermittelt die Anwendung Dokumentinhalt und ausgewählte Objektangaben an OpenAI, um Angaben vorzuschlagen. Die Ergebnisse müssen fachlich geprüft werden. Dateien werden durch das reine Speichern oder einen gewöhnlichen Bestandsimport nicht automatisch an OpenAI gesendet.

Die Anwendung führt keine automatisierte Bonitätsbewertung durch. KI-Vorschläge und Buchungszuordnungen entscheiden nicht eigenständig über den Abschluss oder die Kündigung eines Mietvertrags. Verantwortlichkeiten, Datenkategorien und Bedingungen der optionalen Dienste werden vor der Freigabe mit der Verwaltung vereinbart.

6. Empfänger, Hosting und optionale Dienste

Personenbezogene Daten erhalten nur Personen und Dienstleister, die sie für die beschriebenen Zwecke benötigen. Dazu zählen die zur Bearbeitung befugten Personen des Anbieters, die zuständige Verwaltung und beauftragte Infrastruktur- oder Kommunikationsdienstleister. Eine Weitergabe zu fremden Werbezwecken erfolgt nicht.

Hosting-Anbieter dieser Installation

ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich

Hosting-Standort dieser Installation

Dresden, Deutschland

E-Mail-Anbieter

ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich

Website und Portal können unterschiedliche Hosting-Anbieter und Standorte haben. Maßgeblich sind die oben veröffentlichten Angaben der jeweils aufgerufenen Installation. Dienstleister werden im erforderlichen Umfang vertraglich zur Verarbeitung und zum Schutz der Daten verpflichtet.

Die optionalen Bank- und KI-Dienste sind keine Voraussetzung für den Besuch der Website. Die jeweilige Verwaltung wird vor einer Aktivierung über die tatsächlich beauftragten Anbieter, deren Rolle und etwaige weitere Empfänger informiert. Eine Verarbeitung außerhalb der EU beziehungsweise des EWR ist bei optionalen Diensten möglich. Sie darf erst erfolgen, wenn die konkreten Länder, Empfänger und die erforderliche Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO dokumentiert und in den ergänzenden Datenschutzhinweisen veröffentlicht sind. Die bloße Auswahl einer KI-Funktion ist keine pauschale Einwilligung in unbestimmte Übermittlungen.

7. Speicherung und Löschung

Wir speichern Daten so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder eine gesetzliche Pflicht besteht. Für unverbindliche Anfragen wird spätestens 180 Tage nach der letzten Bearbeitung geprüft, ob noch ein konkreter Geschäftskontakt oder ein erforderlicher Nachweis besteht. Nicht mehr erforderliche Anfragedaten werden gelöscht. Die Bereinigung ist eine Betreiberaufgabe und muss Website-Ablage, CRM, Korrespondenz und Exporte einbeziehen.

Vertrags- und Abrechnungsdaten unterliegen den jeweils anwendbaren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Die Frist richtet sich nach Art des Dokuments und dem einschlägigen Recht; Daten zur Wahrung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen können bis zum Wegfall dieses Zwecks erforderlich bleiben. Freiwillige Informationen werden nicht allein deshalb dauerhaft aufbewahrt, weil ein Kundenvertrag besteht.

Verbindungs- und Sicherheitsprotokolle werden nur für die Auslieferung, Fehlerbehebung und Erkennung von Angriffen benötigt. Die konkrete Frist richtet sich nach der eingerichteten Infrastruktur und dem dokumentierten Sicherheitsbedarf; ein konkreter Vorfall kann eine längere Aufbewahrung der betroffenen Nachweise erfordern. Abrechnungs- und Mietdaten in Kundenbereichen werden nach Weisung der verantwortlichen Verwaltung gelöscht beziehungsweise zurückgegeben, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

Nicht übernommene Bestandsdateien und Importvorschauen laufen nach 48 Stunden ab und werden bei folgenden Importvorgängen bereinigt. Übernommene Daten und Zuordnungsnachweise bleiben Bestandteil des Kundenbestands. Auch Sicherungskopien und private Exporte müssen in das Löschverfahren einbezogen werden. Sicherungen sind kein dauerhaftes Archiv gelöschter Daten; ihre vereinbarten Umlauf- und Wiederherstellungsfristen werden im Betrieb dokumentiert.

Abgelaufene Passwortwiederherstellungseinträge werden bei weiteren entsprechenden Anforderungen bereinigt. Authenticator-Angaben und ungenutzte Wiederherstellungscodes gehören zum jeweiligen Konto; bei einem Wechsel des Authenticators werden die alten Codes ersetzt. Die Löschung von Kontodaten erfolgt im abgestimmten Verfahren der verantwortlichen Verwaltung.

8. Ihre Datenschutzrechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Widerspruch: Beruht eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Gegen die Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen.

Bitte richten Sie Anfragen zu Website- oder Vertragsdaten an den oben genannten Kontakt. Bei Miet- und Verwaltungsdaten ist Ihre Verwaltung Ansprechpartner. Wir benötigen gegebenenfalls geeignete Angaben, um die anfragende Person zuzuordnen; bitte senden Sie nicht ungefragt Ausweiskopien oder vertrauliche Mietunterlagen per E-Mail.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder dem Ort des vermuteten Verstoßes. Für den Anbieter in Nordrhein-Westfalen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen eine zuständige Anlaufstelle.

9. Änderungen und weitere Informationen

Wenn sich eingesetzte Dienste oder Verarbeitungszwecke ändern, werden diese Hinweise angepasst. Technische Maßnahmen der Software erläutern wir auf der Seite Datenschutz und Sicherheit. Die Beschreibung technischer Maßnahmen ersetzt weder notwendige Verträge noch eine Prüfung des konkreten Betriebs.